نیاز به بهبود مدیریت زمان

نوشتهء هرالد هارونگ، شرکت مشاوره ای Harvest AS، نروژ- ترجمه کاملیا اکبری احتشامی

نیاز به بهبود مدیریت زمان پیتر دراکر سال های پیش گفت: به نظر من مدیران کارآمد کار خود را نه با فعالیت ها، بلکه با زمان، به نتیجه می رسانند. مدیران کارآمد می دانند که زمان عنصر محدود کننده است. در عین حال زمان مقیاسی برای تغییر و تناوب سلسله وقایع است. در جامعهء امروزی، تغییر، تنوع و پیچیدگی شتاب بیشتری گرفته اند و به همین خاطر توانمندی مهار تغییر – و زمان – متغیری کلیدی قلمداد می شود. دراکر معتقد بود که مدیران زمان خود را به درستی مدیریت نمی کنند و به زعم ما متخصصین نیز به همین مشکل مبتلا هستند. واقعیت این است که در جهان امروز محیط دانش مدار حاکم شده است؛ اما باز هم به گفتهء پیتر دراکر از زمان انقلاب صنعتی بیشتر درگیر مدیریت زمان در حوزه ای بوده ایم که کمترین اهمیت را داشته است: کار یدی یا دستی. در این حوزه تفاوت بین استفاده بهینه از زمان و یا اتلاف وقت در هزینه و کارآیی خلاصه می شود. "اما ما درگیر این مهم در حوزه ای که اهمیت فزاینده ای یافته، یعنی کارکنان دانش-محور و به ویژه مدیران، نشده ایم. در این حوزه تفاوت بین استفاده بهینه از زمان و اتلاف وقت کارآمدی و نتایج هستند." به همین خاطر تا آنجا که به کارکنان دانش-محور مربوط می شود مدیریت زمان امری حیاتی است. هدف عمدهء مدیریت زمان انجام کار کمتر و نیل به نتیجه و دست آورد بیشتر است. هدف دیگر داشتن زمان بیشتر به ویژه زمان مفید است. هدف سوم تصمیم گیری و واکنش به موقع است. واقعیت این است که هر سه این اهداف در مراحل پیشرفتهء توسعهء انسانی امکان پذیر است. در عین حال درکی مناسب از زمان نیز حیاتی است؛ بدین صورت که زمان دو بعد عینی و ذهنی دارد. زمان عینی آن چیزی است که با ساعت اندازه گیری می کنیم، و ناشی از گردش زمین به دور خورشید است. مقدار زمان عینی معین است و نسبیت ندارد، یعنی برای تمامی افراد یکسان است. اما زمان ذهنی، زمانی است که تجربه می کنیم، مورد استفاده قرار می دهیم و با استفاده از آن تسلسل تغییرات در زندگی خویش را اصطلاحاً متابولیزه می کنیم. زمان ذهنی جوانب مختلفی به خود می گیرد. آیا زمان را عاملی مثبت می دانیم؟ آیا گذر زندگی برایمان معنا دار است؟ آیا می توانیم اهدافی که برای خویش تعیین کرده ایم محقق سازیم؟ تاثیر زمان بر روی ما از لحاظ توسعه و سن چه بوده است؟ افراد تجربیات ذهنی متفاوتی از زمان دارند. دو بردار زمان هاوکینگ، فیزیکدان مشهور دو بردار از زمان را ارائه می دهد که گذشته را از زمان حال تفکیک می کند. در وهلهء نخست و به خاطر قانون دوم ترمودینامیک همه چیز در اطراف ما به سمت بی نظمی در حرکت است. به همین خاطر است که آهن زنگ می زند، چوب می پوسد و همواره باید محیط خود را تمیز و پاکیزه کنیم. به خاطر این قانون یک بردار ترمودینامیک وجود دارد که بیانگر جهت زمان به سمت افزایش بی نظمی است. در وهلهء دوم، بردار روانی وجود دارد، یعنی جهت زمان به سمت گذشته که می توانیم به یاد آوریم. هاوکینگ می گوید: "نشان داده ام که بردار روانی و بردار ترمودینامیک عمدتاً یکی هستند و جهت هر دو به یک سمت است، یعنی جهت کاهش نظم." خوشبختانه قانون دوم ترمودینامیک فقط در مورد سیستم های بسته صادق است. بنابر ترمودینامیک غیر تعادلی، سیستم های باز می توانند به سمت نظم فزاینده حرکت کنند و انسان یک سیستم باز است. با این وجود کل جهان هستی تابع قانون ترمودینامیک دوم است و انسان به عنوان سیستم باز تنها میتواند اثرگذاری محدودی بر روی آن داشته باشد. انشتین در نظریات خود ثابت کرد که زمان تنها برای افراد یا اشیائی که ثابت هستند حالت خطی دارد. اگر شیء یا فردی حرکت کند، زمان کند می شود، هر قدر سرعت بیشتر باشد زمان بیشتر کند می شود. در سرعت نور، زمان متوقف می شود. معمای دوقلو ها بیانگر نسبیت زمان به تعبیر انشتین است: "یکی از دوقلو ها بر روی زمین می ماند و دوقلوی دیگر با سرعت بسیار نزدیک به سرعت نور به یک سیاره مسافرت می کند و بازمی گردد. در چنین صورتی، دوقلوها به دو صورت مختلف پیر می شوند. دوقلوی مسافر هنوز جوان باقی می ماند اما برادر دیگر پیرمرد خواهد بود." زمان ذهنی هم نسبی است. علی رغم اینکه همه در یک جهان زندگی می کنیم و همه  هفته ها  و روزها را به یک میزان تجربه می کنیم، اما افراد مختلف زمان را بر حسب وضعیت روانی شان به صور مختلف تجربه می نمایند. برخی می توانند دست آوردهای بزرگی در طی عمرشان داشته باشندو برخی عملکرد متوسط و یا حتی پایین دارند. نکتهء جالب توجه این است که هر قدر بیشتر نگران زمان باشیم، فرصتمان کمتر می شود. در مورد موثر ساختن جلسات پیتر دراکر می گوید: "افراد باید حس کنند که وقت به وفور دارند. بنابراین می توانند سریعاً کار زیادی انجام دهند و همچنین وقت کافی به طور یکباره در اختیارشان قرار دارد و مکرراً کارشان قطع نمی شود." بدین ترتیب به میزانی که فرد آگاهی خود را توسعه می دهد از زمان خود بهتر بهره می برد. در عین حال باید توجه داشت که رضایت بر بهره گیری مناسب از وقت اثر مستقیم دارد. محققین مکرراً دریافته اند که رضایت شغلی و خوشنودی متغیرهایی هستند که به طول عمر و سلامت زندگی کمک می کنند و بدین ترتیب رضایت شغلی زمان بیشتری در اختیار ما قرار می دهد. از جانب دیگر خوشنودی و خوشحالی است تابعی از رشد مداوم. در مراحل اولیه رشد انسانی همه ما بیش از حد به محیط خود برای تعیین هویت، احساسات و جهت گیری خویش متکی هستیم، اما در مرحله خودشکوفایی فرد صرفاً به خویش متکی بوده و کاملاً مستقل فکر و عمل می کند. شخصیت این افراد حول حسی توسعه یافته نسبت به خویشتن خویش ایشان شکل می گیرد و قادرند نظرگاه های گسترده تر و مسئولیت های بزرگ تری را متقبل شوند. به میزانی که خویشتن درونی افراد توسعه یابد توانایی فرد برای مدیریت بهینه زمان بهبود پیدا می کند. افق دید فرد از کوتاه مدت به بلند مدت سوق یافته و از لحاظ حس شهودی، قابلیت تفویض و پردازش موازی ذهنی توسعه می یابد. افق بلند مدت ذهنی در عین حال بدین مفهوم است که کمتر محصور زمان و محدودیت های آن می شویم. به همین نحو توسعهء حس شهودی و بهره گیری از توان ناخودآگاه می تواند سرعت تصمیم گیری ما را افزایش داده و بدین لحاظ می باید روش های عینی و ذهنی تصمیم گیری را تواماً بکارگیریم. قابلیت تفویض به نوبه خود منجر به توسعهء کارگروهی، ارتباطات و ترغیب مدیریت بر خویش می شود که همهء این عوامل می تواند به صرفه جویی در وقت منجر گردد. پردازش موازی بدین مفهوم است که باید ذهن خود را آموزش دهیم تا به طور همزمان مسئله را از زوایا و سطوح مختلف ذهنی ارزیابی کند.